Digitalización

La Digitalización de Documentos es el proceso de convertir documentos físicos en documentos digitales. Este proceso permite almacenar, gestionar y compartir documentos de forma más eficiente y segura.

• Eficiencia: Permite agilizar los procesos empresariales y reducir los costes de gestión de la documentación. También se puede conseguir mayor rentabilidad del espacio físico de la empresa, puesto que la documentación digital no ocupará nada.
• Seguridad: Mejora la seguridad de los datos, ya que los documentos físicos son más vulnerables a la pérdida, el robo o el deterioro. Al no estar trabajando con los documentos originales, se evita su deterioro y sirve de Copia de Seguridad de los mismos.
• Accesibilidad: Facilita el acceso a la información, ya que los documentos digitales pueden llegar a ser consultados desde cualquier lugar con conexión a internet y por varias personas a la vez.

La Digitalización de Documentos si va acompañada de una correcta y eficiente Gestión Documental es cuando realmente una empresa puede sacarle el mayor beneficio y aprovecharse de las ventajas anteriormente descritas.

• Gestión Documental: Conjunto de procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos automatizando los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización.

Al escanear un documento, lo que se hace es crear una imagen digital del documento en papel. Ésta imagen, aun teniendo texto, el resultado es una imagen con la representación visual del texto, pero no es ni mucho menos un texto informático editable.

• El simple hecho de conseguir un documento digitalizado en formato PDF, no implica más que el tener una imagen digital del documento en dicho formato PDF, ni más ni menos.

Para hacer OCR de un documento digitalizado, es necesario el uso de un software especial, que mediante algoritmos potentes y específicos identifican cada carácter y lo convierten en texto informático editable. Hay diferentes tipos de software para realizar este proceso, ya que un factor primordial es el tipo de texto que queramos reconocer:

• Texto Tipográfico: Es aquel que se genera utilizando una fuente tipográfica, las cuales son conjuntos de caracteres que se diseñan y programan para ser utilizados en un ordenador. Se puede decir que es la caligrafía de un ordenador, de una máquina de escribir, de un libro, etc.
  • El texto tipográfico se caracteriza por ser uniforme uniforme y reproducible, lo que significa que cada letra se ve exactamente igual.
• Texto Caligráfico: Es aquel que se escribe a mano. La caligrafía es una forma de arte que se centra en la belleza y elegancia de la escritura. El texto caligráfico puede ser realizado utilizando una variedad de herramientas, como bolígrafos, lápices, pinceles o plumas.
  • El texto caligráfico se caracteriza por ser individual y personal, lo que significa que cada letra puede variar ligeramente en su tamaño y forma y ser muy diferente de un individuo a otro.

Una vez realizado el OCR, se podrán realizar diferentes labores sobre el texto del documento muy útiles:

• Buscar palabras dentro del texto.
• Copiar y Pegar partes del texto.
• Editar o Corregir partes del texto.
• Realizar cualquier acción en el texto como si se tratase del archivo original del documento.

Es un proceso necesario por muchos factores entre los que destacan:

• Preservar el contenido de los manuscritos, que a menudo son frágiles y difíciles de leer.
• Poder trabajar sobre el contenido del manuscrito más cómodamente.
• Se obtienen muchos beneficios para obras literarias en creación o creadas a mano.

Hay muchos autores que prefieren, ya sea porque obtienen mucha mejor inspiración durante el proceso, crear sus obras escribiéndolas en papel de su puño y letra. Para todos ellos la Transcripción de sus Manuscritos les permitirá lo siguiente:

• Realizar correcciones y mejoras de la obra en cualquier momento dando como resultado una versión final limpia.
• Presentar multitud de copias fáciles de leer a personas de confianza para su evaluación si fuese necesario.
• Realizar una corrección básica mediante las herramientas de corrección de cualquier procesador de textos.
• Presentársela de manera electrónica a correctores literarios para obtener una corrección profesional.
• Presentarla por medios electrónicos a las editoriales para que evalúen su publicación.
• Aumentar las posibilidades de publicación por los editores, al tener una mejor presentación y ser más legible.
• Ahorrar el costo de la transcripción del manuscrito por parte de la editorial, si ésta decide publicarla.
• Facilitará la publicación en formato Digital de la obra.

Por ejemplo, puede contratar un pack de transcripción de manuscritos de 500 páginas para su primer manuscrito que cuenta con tan solo 247 páginas. Una vez completado el proyecto de transcripción, dispondrá de otras 253 páginas para el día que tenga un segundo manuscrito que transcribir; habiendo pagado un precio de transcripción por página muy reducido.